Poszczególne operacje gospodarcze utrwalane są w postaci odpowiednich dokumentów, które stają się elementami ewidencji księgowej. Od jakości dokumentacji księgowej zależy prowadzenie rachunkowości oraz nawet funkcjonowanie firmy. Poza tym dokumenty księgowe mogą być kluczowe w przypadku wyjaśniania niejasności czy sporów z innymi przedsiębiorstwami czy osobami.
Natomiast aby dokument mógł być uznany za dowód księgowy musi spełniać wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad rachunkowości –Dz. U. z 1991r., nr 10, poz.35 oraz nr 124, poz. 554 i z 1992 r., nr 96 poz. 476.
O CZYM NALEŻY PAMIĘTAĆ WYSYŁJĄC WEZWANIE DO ZAPŁATY?
Podczas spraw dotyczących ponaglenia dłużnika do zapłaty bardzo ważnym dokumentem jest wezwanie do zapłaty. Wysyłając je należy zachować odpowiedni dowód na to. Trzeba też wiedzieć, że jeśli wierzyciel chce złożyć pozew o sądowy nakaz wypłaty należności musi wysłać do dłużnika przedprocesowe wezwanie do zapłaty. Czy w takim razie wezwane do zapłaty jest dokumentem księgowym?
CZYM JEST DOWÓD KSIĘGOWY?
Dowód księgowy powinien spełniać przynajmniej następujące warunki:
-posiadać określenie operacji gospodarczej,
-dane stron wykonujących operację,
-przedmiot operacji gospodarczej,
– wartość i datę wykonania,
-podpis
Natomiast wezwanie do zapłaty klasyfikuje się jako dokument dyspozycyjny, co oznacza że zawiera on polecenie czyli dyspozycję wykonania operacji gospodarczej. Może być on jednak uznany za dowód księgowy.
KLASYFIKACJA DOWODÓW KSIĘGOWYCH
Dokumenty dyspozycyjne to jedna z kategorii, którą wymienia się klasyfikując dowody księgowe według celu ich wystawienia. Poza tym zgodnie z tym podziałem istnieją jeszcze dowody wykonawcze oraz dyspozycyjno-wykonawcze. Pierwsze z nich stwierdzają dokonanie jakiejś operacji gospodarczej. Tak jest na przykład w przypadku faktur. Ciekawe jest to, że faktura zawierająca określenie sposobu i terminu zapłaty jest już wezwaniem do zapłaty, a jednak rozróżnia się fakturę i wezwanie do zapłaty faktury jako dwa rodzaje dowodów księgowych, czyli wykonawczy i dyspozycyjny. Jeśli chodzi o dowody dyspozycyjno-wykonawcze łączą one cechy obu tych rodzajów dokumentów. Przykładem może być polecenie przelewu.
Skoro wezwanie do zapłaty jest pewnym rodzajem dowodu księgowego oznacza to, że może zostać użyte w sądzie w celu wykazania, że dłużnik zalega ze zwróceniem należności oraz że był zgodnie z prawem ponaglany do zapłaty. Na tej między innymi podstawie są może wydać nakaz wypłaty należności. Jeśli posiada się już taką podstawę prawną można, w razie dalszego zwlekania dłużnika ze spłatą, udać się do komornika i złożyć u niego wniosek o wyegzekwowanie długu.
