Zarówno jednostki budżetowe, jak i firmy zatrudniające więcej niż 20 osób, mają obowiązek utworzenia zakładowego funduszu socjalnego, z którego wypłacane są różnego rodzaju świadczenia na rzecz pracowników. Mniejsze przedsiębiorstwa, na zasadzie dobrowolnej decyzji, mogą wybrać jedną z dwóch form dopłat do podstawowego wynagrodzenia- świadczenia urlopowego albo funduszu socjalnego.
Pracodawcy, zobligowani do założenia zakładowego funduszu socjalnego, mają obowiązek uzgadniać z pracownikami każdy etap jego tworzenia. Zgodnie z ustawą, załoga wyznacza osobę reprezentującą jej interesy i negocjującą z pracodawcą.
Utworzenie zakładowego funduszu socjalnego dokonuje się z chwilą pierwszego przekazania sumy odpisu na wyodrębnione konto. Środki z funduszu rozdysponowuje pracodawca, do czego upoważnia go regulamin powstały w porozumieniu z reprezentantem pracowników.