Dowodem księgowym jest każdy dokument, stanowiący podstawę do wykonania odpowiedniego zapisu w firmowych księgach rachunkowych. Przykładem dowodu księgowego może być doskonale znana wszystkim faktura VAT.
Rodzaje dowodów księgowych szczegółowo określa ustawa o rachunkowości. Dokument podaje również najważniejsze informacje i dane, które taki dowód musi zawierać, czyli między innymi pełny opis operacji gospodarczej wraz z jej dokładną wartością, datą wykonania/zrealizowania i czytelnym podpisem wystawcy. Dowody księgowe muszą być również rzetelne i bezbłędne, czyli całkowicie zgodne z faktycznym przebiegiem realizacji procesu gospodarczego.
Dowody księgowe są obok ksiąg rachunkowych czy bilansów zysków i strat jednymi z najważniejszych narzędzi rachunkowości. Dokumenty takie powinny być ewidencjonowane chronologicznie, systematycznie i skrupulatnie, celem trafnej i rzeczowej, aktualnej oceny stanu majątkowego przedsiębiorstwa. Dokumenty księgowe, poświadczające wysokość poniesionych kosztów oraz przychodów są więc pierwszym z ogniw systemu rachunkowości finansowej.
Ze względu na różnorodne kryteria podziału rozróżnić można następujące rodzaje dokumentów księgowych:
– dowody wewnętrzne, które dotyczą operacji wewnątrz podmiotu gospodarczego
– zewnętrzne własne oryginalnie przekazywane kontrahentom
– zewnętrzne obce, czyli otrzymane od kontrahenta
– zbiorcze, których celem jest dokonanie łącznego zapisu kilku dowodów
– rozliczeniowe służą do ujęcia według nowych kryteriów dokonanych już wcześniej zapisów
– zastępcze, które wystawia się do czasu uzyskania obcego dokumentu
– korygujące poprzednie zapisy
Zebrane i wpisane do księgi rachunkowej dokumenty księgowe należy archiwizować przez co najmniej kilka lat. W przypadku niektórych rodzajów działalności gospodarczej czas ten może wydłużać się, a niekiedy nawet dokumentacja powinna być przechowywana w przedsiębiorstwie “dożywotnio”.
Znajomość metod księgowania faktur okazuje się przydatną nie tylko w przypadku prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Również do samodzielnego obliczenia podatku dochodowego czy przygotowania deklaracji PIT niezbędna może okazać się znajomość podstawowych zagadnień związanych z księgowością czy rachunkowością.
